Microsoft Excel reste un outil incontournable pour la gestion et l’analyse de données en entreprise. Avec ses nombreuses fonctionnalités, il peut sembler complexe à maîtriser. Pour vous aider à tirer le meilleur parti de ce logiciel, découvrez notre sélection des 10 fonctions les plus utiles sous Microsoft Excel en 2024. Que vous soyez débutant ou utilisateur avancé, ces astuces vous feront gagner du temps et amélioreront votre productivité.
Points clés :
- RECHERCHEV et RECHERCHEX : Utilisez ces fonctions pour rechercher des valeurs spécifiques dans un tableau et les extraire rapidement.
- SOMME.SI et SOMME.SI.ENS : Calculez des totaux conditionnels basés sur des critères spécifiques pour analyser vos données plus finement.
- INDEX et EQUIV : Combinez ces deux fonctions pour créer des recherches dynamiques et plus flexibles que RECHERCHEV.
- NB.SI et NB.SI.ENS : Comptez le nombre de cellules qui répondent à des critères donnés pour obtenir des résumés rapides.
- CONCATENER et TEXTEJOIN : Fusionnez plusieurs chaînes de texte en une seule cellule pour organiser vos données textuelles.
- SI et SI.CONDITIONS : Créez des formules conditionnelles pour exécuter des calculs complexes en fonction de différents scénarios.
- TABLEAU CROISÉ DYNAMIQUE : Transformez vos données brutes en résumés interactifs pour une analyse plus approfondie.
- FORMULES MATRICES DYNAMIQUES : Utilisez des formules matricielles pour effectuer des calculs sur des plages de données entières de manière plus efficace.
- XLOOKUP : Remplacez RECHERCHEV pour des recherches plus puissantes et flexibles avec cette nouvelle fonction.
- FILTRE et TRIER : Filtrez et triez vos données directement dans vos formules pour une manipulation plus dynamique des informations.
La fonction SI
La fonction SI pose une condition à respecter. C’est l’une des formules Excel les plus populaires, car elle est utilisée dans de nombreux domaines et s’associe avec de nombreuses autres formules. Elle s’écrit de la façon suivante : =SI(test logique ; Valeur si vrai ; Valeur si faux). La valeur si faux est optionnelle.
La fonction NB.SI
La fonction NB.SI se rapproche de SOMME.SI dans son principe, mais n’a pas le même objectif. Elle est utile pour prendre en compte une plage de données et à l’étudier par le biais d’un critère, comme l’indique le « .SI » qui la compose. Cependant, elle ne vient que « compter » et non additionner les valeurs correspondant au critère.
La fonction SOMME.SI.ENS
La fonction SOMME.SI.ENS vous permet d’additionner certaines cellules selon des critères que vous allez sélectionner. C’est un peu comme si vous aviez à faire des filtres sur plusieurs colonnes puis additionner les valeurs d’une colonne particulière, mais cette fois, c’est une formule qui fait le travail.
La fonction SOMME.SI.ENS se construit exactement comme la fonction NB.SI.ENS. Vous avez juste à ajouter en premier paramètre la colonne où sont les valeurs à additionner. Tous les autres paramètres sont identiques à ceux d’une fonction NB.SI.ENS : =SOMME.SI.ENS(Plage à additionner;Plage de critères 1;Critère 1;Plage de critères 2;Critère 2;…)
L’énorme avantage de la fonction SOMME.SI.ENS, c’est que vous pouvez rajouter autant de critères les uns derrière les autres que vous le voulez, sans mettre à mal votre fonction.
La fonction MOYENNE
La fonction MOYENNE, comme son nom l’indique, consiste à calculer la moyenne de valeurs sur une plage de données. Tout comme la fonction SOMME, son résultat est automatiquement suggéré en bas à droite de l’interface, aux côtés du nombre de cellules non vides lorsque la plage est sélectionnée. Sa méthode de calcul est très exactement similaire à SOMME.
La fonction ANNEE
Les fonctions de date et d’heure permettent de connaître et d’isoler rapidement des informations issues d’une donnée de date pour ensuite l’analyser en s’appuyant sur d’autres fonctions. Parmi elles, vous pouvez notamment retrouver la fonction ANNEE. Elle fournit pour une cellule l’année correspondante à la date inscrite.
La fonction SUBSTITUE
Excel propose de réaliser des remplacements de morceaux de texte dans d’autres cellules en utilisant la fonction SUBSTITUE. Elle se montre très utile dans des chaînes de caractères longues où il est absolument nécessaire de remplacer une portion par une autre chaîne de caractères. En prenant en compte le texte existant, la section à remplacer et la section remplaçante.
La fonction REMPLACER
La fonction REMPLACER, contrairement à ce qu’elle indique diverge de la fonction SUBSTITUE. Cette fonction vient remplacer dans une chaîne de caractères toutes les occurrences d’une même suite de caractères. REMPLACER est plutôt axé sur une sélection d’emplacements dans la chaîne de caractères pour remplacer une portion ou occurrence ciblée. Cela peut s’avérer particulièrement utile dans le cas d’un format de code qui n’a pas été accepté et rejeté par Excel.
La fonction NBCAR
La fonction NBCAR consiste à définir le nombre de caractères au sein d’une même chaîne. C’est une fonction très pratique pour catégoriser des informations, ou encore, dans le cadre du SEO et d’une liste de balises title, de connaître le nombre exact de caractères de chacune d’entre elles.
La fonction UNIQUE
Dans Excel, il a toujours été possible d’éliminer les doublons d’une liste à partir du ruban dans l’onglet Données > Supprimer les doublons. Seulement, en cas de remise à jour des données, il est nécessaire de répéter la manipulation encore et encore…
C’est pourquoi Mike Girvin a conçu, il y a quelques années, une formule matricielle, fort complexe, pour extraire les valeurs uniques à partir d’une formule.
Malheureusement, la formule est vraiment trop complexe pour être utilisée régulièrement.
Alors, en 2018, Microsoft a conçu la fonction UNIQUE pour être maniée beaucoup plus facilement.
La fonction UNIQUE s’utilise le plus simplement du monde ! Il suffit d’écrire la fonction UNIQUE et de sélectionner la colonne contenant les valeurs avec des doublons. Instantanément, la fonction vous retourne un résultat correspondant à toutes les valeurs uniques contenues dans la colonne initiale.
La fonction FILTRE
La fonction FILTRE permet de réaliser des filtres dynamiques dans Excel et cette fonction s’utilise dans de très nombreuses situations. Tout le monde passe ses journées à faire des filtres avec les options de filtre dans les entêtes de colonne (les petites flèches)
Mais dorénavant, il vous est possible de créer un filtre dynamique qui va retourner les lignes correspondant à votre critère. Cette fonction permet de retourner plusieurs lignes alors que la fonction RECHERCHEV ne le permet pas.
La fonction FILTRE a besoin uniquement de 2 paramètres pour retourner un résultat :
- La colonne ou les colonnes à renvoyer filtrées
- Le critère de filtrage
- [Optionnel] le résultat à afficher quand il n’y a pas de résultat
Autres fonctions Excel basiques
Ces dernières années, nous sommes de plus en plus de personnes à utiliser des tableurs comme ceux proposés par Microsoft avec Excel ou par Google avec Sheet. Utiliser ces supports demande généralement peu de connaissances, car la plupart des informations ou des fonctionnalités sont directement dévoilées. Toutefois, certaines fonctionnalités ou commandes demandent à faire quelques recherches à travers ces différents outils. Par exemple, si vous désirez mettre en majuscules dans Excel votre texte ou autre, il faudra vous diriger vers des sites internet spécialisés.
Ces derniers vous permettront, non seulement de connaitre la solution pour mettre ce qu’il faut en majuscule, mais aussi, d’exploiter d’autres solutions des logiciels Excel ou Sheet. Toutefois, si vous n’avez pas le temps de chercher la solution pour mettre en majuscule ou en minuscule, voici la commande : Majuscule() et Minuscule().
Si vous désirez exploiter à 100 % les tableurs tels qu’Excel et Sheet, ces sites internet spécialisés vous seront très utiles, et ce, que vous soyez un utilisateur lambda ou un professionnel. D’ailleurs, les tableurs sont utilisés pour différentes raisons : le budget, pour gérer un planning ou un autre.
Conclusion
Quelles fonctions Excel trouvez-vous les plus utiles dans votre travail quotidien ? Partagez vos astuces et expériences dans les commentaires pour aider les autres utilisateurs à maîtriser cet outil puissant.
