Parce que les bureaux virtuels n’ont quasiment aucun coût technologique, n’impliquent aucun temps de trajet et des frais généraux réduits, de plus en plus d’entreprises se laissent séduire par ce concept.
Mais pour configurer un bureau virtuel, il est important que vous disposiez des bons outils technologiques pour améliorer la productivité et l’efficacité de votre entreprise. Dans cet esprit, voici sept types d’outils technologiques qui vous aideront à mettre en place des bureaux virtuels.
#1 – Vidéo conférence
Il est essentiel que les lignes de communication restent ouvertes lorsque vous interagissez avec les employés. L’utilisation d’outils de visioconférence populaires tels que Skype et Zoom (et en parlant de populaire, Interac est une méthode de dépôt populaire au Canada que nous vous conseillons de découvrir) peut donc être un excellent moyen de voir votre équipe et d’organiser des réunions informatives. Grâce à la vidéo conférence, vous pourrez rester en contact avec les employés et vous assurer que tous les problèmes au sein de votre entreprise soient traités rapidement et efficacement.
#2 – Système téléphonique VoIP
Pour que votre bureau virtuel fonctionne correctement, il est important que vous disposiez d’un système téléphonique fiable. Les systèmes VoIP offrent une variété de fonctionnalités, une interaction client efficace et rendent les conférences téléphoniques simples et directes. Si vous travaillez à distance, la plupart des systèmes téléphoniques ne sont pas compatibles avec les établissements physiques et les situations de travail à distance, c’est pourquoi vous devriez envisager d’utiliser le VoIP.
La visio conférence.
#3 – Dictée parole-texte
Il existe de nombreux outils technologiques de dictée vocale qui peuvent améliorer votre bureau virtuel et augmenter la productivité des employés. La technologie de reconnaissance vocale simplifie la procédure de création de documents, vous permettant d’éviter les allers-retours inefficaces et chronophages impliqués dans le processus de dictée traditionnel; tout ce que vous avez à faire est de parler dans un microphone et de regarder le texte apparaître instantanément à l’écran.
#4 – Outils de scannage
Avec des mesures de distanciation physique en place dans le monde, les exigences en matière de dépôt électronique devraient augmenter et devenir la nouvelle norme. Pour passer entièrement au sans papier, vous devez vous assurer que tous les employés à distance peuvent accéder à un scanner fiable et de nombreuses options sont disponibles pour votre entreprise.
#5 – Outils de traitement de texte collaboratifs
C’est le moment idéal pour penser à utiliser des outils technologiques de traitement de texte en ligne si vous créez un bureau virtuel. La plupart des logiciels intègrent des outils de collaboration, ce qui vous permet, à vous et à vos employés, de travailler plus facilement ensemble simultanément en temps réel.
#6 – Logiciel de gestion de projet
Vos informations et données doivent être hébergées dans un emplacement centralisé, et cela inclut des éléments tels que les calendriers et les contacts, la facturation et le suivi du temps. Un logiciel de gestion de projet spécialisé peut vous aider à améliorer votre jeu et à gérer votre temps plus efficacement. Lors de la mise en place d’un bureau virtuel, vous devez comprendre l’importance de la gestion du temps, car elle est essentielle pour respecter les délais lorsque vous travaillez sur des projets et des tâches.
#7 – Services de télécopie en ligne
Si les services de télécopie en ligne sont disponibles depuis plus d’une décennie, de nombreux dirigeants d’entreprise ne sont pas au courant de leur existence. Si vous travaillez maintenant à distance en raison de la pandémie, la télécopie en ligne facilite et simplifie l’envoi et la réception de documents au format numérique. Selon le service que vous choisissez, les documents peuvent être envoyés et reçus via des applications pour smartphone, des portails en ligne et des e-mails.
Si vous avez décidé de faire passer votre entreprise d’un environnement physique à un environnement digital, il est essentiel que vous disposiez des bons outils technologiques et logiciels pour exécuter une opération productive.
Alors, vous pensez vous lancer?
À très bientôt sur Sitegeek.
Gwen
